2 заметки с тегом

как настроить crm систему

Как настроить систему в Бипиум самостоятельно? Часть 2

Продолжим нашу статью о самостоятельной настройке платформы Бипиум. Ранее мы рассказали из каких этапов состоит процесс создания приложения: создание системы учета (1 этап) и автоматизации (2 этап). Напомним, что к этапу автоматизаций следует приступать только в случае завершения настройки системы.

Что такое автоматизация?

Автоматизация — это процесс замены ручных операций на автоматические. Если провести аналогию, то система учета это скелет, а автоматизации — мышцы, которые приводят в движение приложение. К примеру, ваши сотрудники вручную переносят заявки с сайта в Бипиум, это приводит к долгой реакции на заявку клиента, что в свою очередь — к потере лида. Для повышения скорости обработки лида следует автоматизировать процесс уведомления сотрудников. Понимание необходимости автоматизации приходит в двух случаях: либо в процессе проектирования приложения, либо в процессе использования системы учета.

Как создать автоматизацию?

Для внедрения автоматизаций на платформе Бипиум создан специальный конструктор, он состоит из нескольких частей: события, сценарии и процессы. В документации мы постарались описать все пункты с технической стороны.

Последовательность запуска автоматизаций

Логика создания автоматизации определена очередностью: 1) событие; 2) сценарий; 3) процесс. Бипиум отслеживает наступление определенного события (инициатором события может выступать как пользователь, так и другие системы) и запускает сценарий, который должен произвести те или иные действия. К примеру, создать новую запись в каталоге, либо отправить данные в сторонние приложения.

Принцип работы автоматизаций

Мы подготовили для вас технический курс (20 уроков по 10 минут) с разбором кейсов автоматизаций. После прохождения курса вы будете обладать полным представлением о нашем конструкторе автоматизаций и сможете воплотить в жизнь ваши идеи.

Наши клиенты часто задают вопрос: «А можно интегрировать Бипиум с тем или иным приложением?». Интеграции со сторонними приложениями мы относим к типу внешних автоматизаций, если у стороннего приложения есть открытое API интеграция возможна. Также помимо внешних автоматизаций существуют и внутренние. К примеру, сотрудник добавляет данные в приложение, Бипиум автоматически создает запись в другом каталоге.

Нужно ли владеть языками программирования?

Конструктор автоматизаций обладает возможностями создания большого количества сервисов, он реализует подход LOW CODE (небольшое количество кода).

LOW CODE подход

Вы должны понимать, что для создания таких сервисов необходимо владеть языком программирования Java Script. Если же вы не смогли разобраться, не переживайте — наша команда способна помочь вам. Мы можем провести аудит вашей системы учета и оценить стоимость ваших автоматизаций, для этого оставьте заявку на нашем сайте.

Как настроить систему в Бипиум самостоятельно? Часть 1

Наша команда провела анализ сложностей, с которыми сталкиваются пользователи Бипиум при самостоятельной настройке личной системы. Сам функционал платформы не вызывает вопросов: интуитивно понятно как создавать каталоги и объекты, как формировать взаимосвязь между ними. Главная трудность в том, что пользователи НЕ МОГУТ выделить объекты приложения и объектную модель из своих бизнес-процессов.

Я зарегистрировался в Бипиум, что дальше?

Наши пользователи регистрируются на сайте, изучают уроки по настройке, переходят в систему и видят перед собой чистый лист. Как создать каталоги и связать их с другими подробно описано в на сайте , а как представить бизнес-процессы и перенести в Бипиум — должен знать сам пользователь. Здесь пользователь понимает, что изучение процессов компании требует анализа и квалификации бизнес-аналитика. Сформулируем главную проблему — СЛОЖНО анализировать БП, выделять из них объекты, соединять объекты с процессами в единую связанную систему.

Давайте немного абстрагируемся от вопроса создания систем. Сравним создание приложения со строительством дома. Прежде чем приступить к фундаменту и стенам, необходимо создать его проект. В проекте будут указаны длина, ширина, количество окон, глубина фундамента и прочие параметры. Теперь зададимся вопросом, как же создать такой проект: изучить ваши требования, учесть количество этажей, сан.узлов, человек в семье, расположение кухни, размер площади под каждую комнату. Создание приложения на платформе Бипиум и строительство дома — два одинаковых процесса, оба требуют детального анализа требований и внешних условий.

С чего начать создание системы?

Подловили тут наших разработчиков, чтобы они поделились собственным опытом. Итак, создание приложений на платформе Бипиум делится на 2 этапа:

  1. Создание системы учета — приложение, в котором можно вести деятельность в ручном режиме без автоматизаций. К примеру, такая система позволяет вести учет товаров на складе, НО списание и оприходование производит сотрудник склада вручную.
  2. Автоматизация рабочих процессов — замена ручных операций на автоматические. К примеру, заявки с сайта попадают сотруднику на почту, сотрудник вручную добавляет эти данные в систему учета. А при автоматизации заявки с сайта будут сразу отображаться в приложении.
Этапы создания личной системы в Бипиум

Данные этапы последовательны: нельзя начать создание системы с автоматизации, не имея систему учета. Поэтому в этой статье мы с вами разберем вопрос создания именно системы учета, а автоматизацию разберем во второй части статьи.

Как создать систему учета?

Создание системы первоначально предполагает собой анализ бизнес-процессов. Мы создали схему, которая поможет вам пошагово провести анализ процессов и перенести их в платформу Бипиум.

Создание системы учета

1 шаг. Понять, нужна ли вам вообще система?

Нам приходилось много раз слышать от клиентов подобные фразы: «Я хочу автоматизировать продажи, чтобы лучше контролировать выполнение задач менеджерами». Как можно решить этот вопрос без создания системы? К примеру, купить ежедневники для сотрудников и научить их планировать свой день. Либо просто нанять сотрудника, который будет контролировать работу менеджеров.

«Автоматизировать продажи, чтобы лучше контролировать выполнение задач менеджерами» — не цель, это бизнес-процесс, который вы хотите отобразить в приложении. Здесь необходимо копнуть глубже, например, можно использовать технику «5 почему»:

— Почему вы хотите автоматизировать продажи?
— Я хочу контролировать выполнение задач
— Почему вы хотите контролировать выполнение задач?
— Чтобы не просрочить выполнение задач
— Почему вам важно вовремя выполнять задачи по клиентам?
— Просроченные задачи ведут к штрафам для наших клиентов
— Почему нельзя допустить получение штрафа клиентами?
— Эти штрафы должны будем заплатить мы (наша компания)

Теперь нам понятна цель системы в конкретном случае — снизить количество просроченных задач менеджерами на n %. То есть все объекты и автоматизация должны работать на главную цель: напоминать сотрудникам и руководителям о дедлайнах, поступлении новых задач, информировать клиента о выполнении тех или иных поручений.

Пользуясь техникой «5 почему», ответьте себе на важный вопрос: «Нужна ли вам вообще система? Или можно решить вопрос другим способом?» Не переживайте, если не смогли выделить цель с первого раза. Это редко у кого получается, особенно если вы пытаетесь сразу охватить все отделы вашей организации.

2 шаг. Выделить объекты системы исходя из данных компании

Сначала разберемся с понятием «объект системы». Пользователь начинает прокручивать в голове процессы своей организации, которые он хочет автоматизировать: «Заявка с сайта попадает в систему, менеджер звонит клиенту и заключает контракт. После оплаты менеджер переводит сделку в статус Выдача товара». Отсюда можно сделать вывод, что пользователь хочет учитывать в системе Сделки, Менеджеров, Статусы сделок и Клиенты. Получается, что объект системы — информация, которую вы хотите учитывать. Это те данные, которые должны быть в Бипиуме.

В процессе анализа вы можете понять, что некоторые пункты не стоит выделять в объекты. К примеру, статусы сделок можно отнести к Сделкам. Вопрос выделения объектной модели подробно разобрал в вебинаре, ген. директор Бипиум, Виктор Никитин.

3 шаг. Выделить атрибуты объектов системы

Пользователь выделил объекты, после чего возникает вопрос: «А какую информацию необходимо учитывать по объекту Клиенты?» Важно учитывать ФИО клиента, номер телефона, эл.адрес, ИНН, паспортные данные — так мы выделяем атрибуты каждого из объектов.

Атрибуты объектов системы

4 шаг. Настройка системы учета

Объекты определены, атрибуты выявлены — остается перенести эти данные на платформу Бипиум. Для упрощения задачи пометьте себе, что объекты = каталоги, а атрибуты = поля.

Как создать объект? Нажмите добавить каталог и введите его название. К примеру, создали каталог Клиенты (выделено синим цветом). Как добавить атрибуты в каждый объект? Добавляете каталог, в настройках которого появятся поля, которые можно добавить в объект. К примеру, данные клиента: поля ФИО, Контакт, Статус (выделено зеленым). Настройка системы более подробно описана в нашем обучении.

Настройка собственной системы учета

Система готова. Что делать дальше?

Итак, после добавления всех объекты и атрибутов, вы получаете готовую систему учета данных. В системе можно вести данные рабочих процессов и контролировать показатели вручную. В любой момент есть возможность добавить или редактировать информацию, расширить функционал или отразить большее количество процессов. В процессе создания системы учета вы поймете какие процессы хотите автоматизировать и какие интеграции нужно создать. Но это мы обсудим во второй части статьи.

P.S. Если вы загорелись идеей создания системы на нашей платформе — регистрируйтесь на сайте Бипиум. С вами свяжется наш менеджер и поможет, как минимум, в создании вашей собственной системы.